Systém centrální evidence výkonů U3V

Pro roli referent platí, že nový účastník je automaticky svázaný se střediskem právě přihlášeného uživatele (nelze vytvářet účastníky pro jiné středisko).

Hromadný zápis na kurzy slouží pro zápis více kurzů (resp. studijních skupin) jednomu účastníkovi najednou. Formulář pro hromadný zápis obsahuje vyhledávání kurzů stejné jako je v seznamu kurzů, přičemž na začátku jsou vypsány všechny kurzy v aktuálním akademickém roce, které mají vypsaný alespoň jednu studijní skupinu. Zobrazeny jsou i kurzy, které mají již naplněnou maximální kapacitu — na ty účastníka zapsat nelze, místo toho je zobrazeno upozornění o vyčerpání kapacity.

Aby mohl být účastník zapsán na kurz, musí mít daný kurz vytvořený alespoň jednu studijní skupinu. To by mělo být automaticky zajištěno tím, že při vytváření kurzu je zároveň vytvořena i první studijní skupina. Pokud však byla tato studijní skupinu z libovolných důvodů odstraněn, tak na kurz nebude možné nikoho zapsat!

Pokud tedy kurz ve výpisu chybí (ačkoliv odpovídá vyhledávacím kriteriím), zkontrolujte jestli pro něj existuje alespoň jedna studijní skupina.

Hromadné hodnocení slouží pro zadání hodnocení z více kurzů najednou. U každého kurzu je možné zadat slovní nepovinné hodnocení a pro všechny kurzy najednou potom datum hodnocení.

Pro zadání a úpravu hodnocení jednoho účastníka na jednom kurzu slouží odkazy Upravit hodnocení a Zadat hodnocení (viz obrázek). Formulář pro zadání i úpravu hodnocení jsou totožné (u úpravy je samozřejmě zobrazeno stávající hodnocení).

Absolutorium bez kurzů slouží pro zadávání absolutorií u kterých nechcete evidovat jednotlivé kurzy. Například se jedná o historické studijní programy, u kterých tyto údaje už nejsou k dispozici.

Jedná-li se o aktuální data, nebo má vybraný účastník splněné 4 povinné kurzy a 2 nepovinné, použijte funkci Nárok na absolutorium u seznamu studijních programů (vyberte studijní program, pro který chcete zobrazit účastníky s nárokem a zobrazte záložku Nárok na absolvování), systém vám automaticky nabídne účastníky, kteří mohou absolvovat.

Absolutorium bez kurzů obsahuje stejný formulář pro vyhledání studijního programu jaký používá Seznam studijních programů

Přerušení studia se zadává vždy na celý akademický rok. Počet přerušení není nijak omezen; zobrazena je vždy kompletní historie všech přerušení účastníka. Nerušte stará přerušení, možnost mazání slouží pouze pro možnost opravy špatně zadaného přerušení.

Párování plateb slouží pro spojení účastníků se zadanou rezervací a jejich plateb. Platby lze zpracovat ze souboru ve formátu MS Excel (.xlsx), který se získá ze systému Magion. Párování je v menu Správa účastníků > Párování plateb. Pro úspěšné párování je potřeba napřed načíst účastníky - pro vybranou pobočku a akademický rok na který je provedena rezervace:

Obrázek 3. Krok 1, načtení účastníků a rezervací. 

Pro párování je potřeba získat z IS Magion export v určitém formátu. Tabulka musí mít tyto sloupečky v tomto pořadí. Především záleží na sloupečcích zvýrazněných, ty musejí být na své pozici a jejich obsah mít tento název.

Pro ilustraci jak má takový Excel soubor vypadat:

Obrázek 4. Krok 2, načtení plateb z Excelu. 

Po úspěšném načtení účastníků a rezervací kurzů a plateb ze souboru jsou tyto zobrazeny. Ihned po načtení se zároveň provede autoamtické přiřazení plateb k účastníkům. Pozor, přiřazení, ještě NE párování! Párování se provádí až na konci a ručně na kliknutí. Automaticky se přiřadí platba k účastníkovi, pokud souhlasí specifický symbol (číslo účastníka), variabilní symbol (pobočka, za kterou se platí) a částka platby (daná rezervovanými kurzy). Pokud se platba automaticky přiřadila, tak je její identifikátor zobrazen vpravo se zeleným podbarvením.

Obrázek 5. Krok 3, načtení plateb z Excelu. 

U přiřazených plateb lze najetím myši zobrazit detail přiřazené platby - VS, SS, částku, datum platby a text z poznámky, kde se obvykle nalézá jméno plátce.

Obrázek 6. Krok 3.1, detail přiřazené platby. 

Účastníci, ke kterým se nepodařilo přiřadit platbu (platba buď dosud nebyla provedena NEBO došlo k chybě v zadání VS / SS / částky), tak vpravo nic nemají („---“). Takovým lze platbu přiřadit ručně: kliknutím na vybrat se zobrazí seznam všech plateb, ze kterých lze následně vybrat tu správnou.

Obrázek 7. Krok 4, nepřiřazená platba / účastník. 

Obrázek 8. Krok 5.1, ruční přiřazení platby k účastníkovi. 

Obrázek 9. Krok 5.2, ruční přiřazení platby k účastníkovi. 

Obrázek 10. Krok 5.3, ruční přiřazení platby k účastníkovi. 

Podobným způsobem lze ke všem účastníkům, kteří zaplatili přiřadit správné platby. Pro párování je potřeba ještě zaškrtat všechny přiřazené platby/účastníky. Párování se provede tlačítkem v zápatí stránky. V průběhu párování se stane několik událostí: 1) se rezervace účastníka změní v regulérní zápis, 2) uloží se informace o provedém párování, platba se zanese do systému, 3) účastníkovi se odešle e-mail s informací, že byl zapsán (jeho rezervace byla proměněna).

Obrázek 11. Krok 6, zaškrtnutí a provedení párování. 

Poznámka: výpis plateb k přiřazení obsahuje i platby, které mají červené podbarvení. Takové platby jsou již přiřazené, nebo dokonce použité v párování (byl jimi již zaplazen zápis). Přesto tam takové platby jsou nabízeny, protože za určitých okolností může být potřeba i takovou platbu přiřadit znovu k nějaké další rezervaci - typicky když účastník pošle jednu velkou platbu za víc účastníků (např. manželé pošlou jednu platbu za oba) nebo za víc poboček.

Obrázek 12. Krok 6, zaškrtnutí a provedení párování.